Inrichten werkplek een dynamisch proces
'Inrichten werkplek een dynamisch proces'
De facilitaire diensten binnen bedrijven krijgen in toenemende mate te maken met andere professionals die uitspraken doen over de werkplek.
Het is zaak dat deze nieuwe concepten aan de Arbowet voldoen. Geen enkel bedrijf wil aansprakelijk gesteld worden voor negatieve gevolgen die voortkomen uit tekortkomingen met betrekking tot de inrichting. De vele publicaties over onderwerpen als RSI, de mondigheid van de werknemer, de rol van de ondernemingsraad, alles vraagt om een plan waarbij de gebruiker centraal staat. Dat de belangen van de gebruiker niet altijd gelijk zijn aan die van de facilitaire dienst is iedere huisvestigingsmanager bekend. "Als ik iedereen tevreden wil stellen, moet ik vijftien verschillende stoelen bestellen, ze dagelijks instellen voor de mensen en ze erop wijzen dat ze voldoende bewegen", aldus het hoofd Ruimtebeheer. Door de vele aanvragen voor aanpassingen van bureauhoogtes, het anders plaatsen van monitoren en de aandacht voor klimatologische knelpunten is de facilitaire dienst een veel gezochte partner. Het inrichten is hierdoor van een éénmalige actie tot een bijna dynamisch proces geworden.
De ergonoom wordt vaak ingeschakeld om knelpunten in de organisatie op te lossen. Deze knelpunten worden vertaald in de melding van veel lichamelijke klachten op een bepaalde plek. De gebruikers klagen, de verantwoordelijke wil van alles doen, maar weet niet wat. Stoelen zijn vaak al vervangen ("Het zal wel aan de stoel liggen") maar de klachten blijven bestaan. Opvallend is het gegeven dat bij het presenteren van het knelpunt er direct oplossingen worden genoemd die volgens de gebruikers beter of anders moeten. Het is in ieders belang om de problemen gericht op te lossen. Nog beter is het om de situatie vooraf duidelijk in kaart te brengen om problemen te voorkomen. In de praktijk is hier vaak geen geld en tijd voor. Dit is jammer, want voorkomen blijft beter dan genezen.
Veelvoorkomende valkuilen
"Kom er maar bij zitten" Iedere inrichting begon met een aantal mensen in een bepaalde ruimte. Deze mensen hebben in het werkproces vaak direct met elkaar te maken. Het fysieke contact is veelal een voorwaarde voor het efficiënt functioneren van de afdeling. Problemen ontstaan als er meer mensen per vierkante meter komen te werken dan aanvankelijk te opzet was. Door het werkproces superieur te maken aan de arbeidsomstandigheden kunnen zo situaties ontstaan van teveel mensen per vierkante meter. Veel mensen dicht bij elkaar geeft onrust. Deze onrust kan zich vertalen in minder concentratie, meer fouten, minder lekker zitten en klimatologische problemen. Oplossingen worden vaak gezocht in andere (betere) stoelen, betere telefoons (head-sets) en aanpassing van de luchtverversingsinstallatie. U begrijpt dat het niet voor niets is, dat de wet aangeeft dat er een minimum aantal vierkante meters per werknemer verplicht zijn.
In het begin voldeed het prima, maar nu moppert iedereen
In het begin was op een plaats vaak duidelijk wat er moest gebeuren. De middelen die daarbij nodig waren stonden de ontwerper of inrichter duidelijk voor ogen. In de loop van de tijd begonnen er echter veranderingen hun entree te doen. Deze veranderingen kunnen betrekking hebben op het werkproces of de middelen die hierbij noodzakelijk zijn. In de praktijk komen er vaak dingen bij. Denk hierbij aan een grotere monitor (de software veranderde ook), het toevoegen van apparaten (printers, scan) of andere functies. De andere middelen vragen zo u begrijpt om andere eigenschappen van bureau of meer ruimte rondom de werkplek. Ook kan het zijn dat het werkproces een flinke verandering onderging. Deze verandering werd destijds niet ingecalculeerd bij het ontwerp en kan dus voor knelpuntsituaties zorgen. Een fraai voorbeeld hierin zagen we onlangs waar een werkplek voor één receptioniste verandert was in de loop der jaren tot twee werkplekken voor een telefoniste en receptioniste. De groei in taken gaf een toenemend aantal middelen op de werkplek, terwijl dezelfde plek ook nog eens twee personen moest herbergen. Het facilitair benaderen van ongenoegen Als mensen klagen, verwijst dit klagen niet altijd direct naar de oorzaak van de klacht. Het is natuurlijk ook veel makkelijker om te klagen over een slechte stoel of werkplek, dan over zaken die bijvoorbeeld betrekking hebben op de leiding of het management. Deze mensen zijn namelijk ook weer degene die uiteindelijk een uitspraak moeten doen over het functioneren van de medewerker, met alle (financiële) gevolgen van dien. Leidinggevenden die te maken krijgen met veel klaaggedrag zullen dit in eerste instantie ook graag wijden aan de spullen die mensen gebruiken. Iemand die zich niet lekker voelt op een afdeling komt ook daadwerkelijk niet lekker te zitten. Of een andere stoel hierbij een oplossing biedt is weinig aannemelijk.
Vaak zien we dat ongenoegen facilitair wordt benadert, oplossen doet het dit echter niet. "Het ziet er prachtig uit en was bepaald niet goedkoop, ik snap niet waarom ze klagen" Kiezen, alleen op uiterlijk, is een bekende valkuil. Denk allen maar aan de logica die mensen hebben om een bepaalde autokeuze te motiveren. Als je valt voor het uiterlijk vergeet je andere factoren, bijvoorbeeld of iets wel functioneel is. Het mooiste is natuurlijk als we tot een combinatie weten te komen van mooi uiterlijk met goede functie. Het vervangen of veranderen van iets dat men erg mooi vindt, doet altijd pijn& .soms moet het toch. Het kan ook zijn dat het tweede deel van de opmerking, het kostenaspect de argumentatie is. Als iets nog niet afgeschreven is moeten er wel erg goede redenen zijn om toch te investeren. Duidelijk is dat er gekeken moet worden naar alle aspecten die met eventuele aanpassing of vervanging te maken hebben. Afschrijvingen kunnen daar zeker een groot belang in hebben. Het kan nodig zijn om de gebruikers inzicht te geven in dit probleem. Niet informeren leidt tot niet gehoord voelen en zal een toename van de negatieve signalen genereren.
Aan de hand van deze voorbeelden is het belang om tot een goede probleeminventarisatie te komen duidelijk. De ergonoom kan hierbij de situatie met al z'n facetten in beeld brengen. Door interview van de gebruikers, overleg met het management, observaties op de werkplek en eventuele metingen zijn ergonomen in staat de situatie goed te inventariseren. Het kijken naar arbeidsprocessen, werkdruk maar ook indrukken over collegialiteit en samenwerking maken deel uit van dit onderzoek. Veel problemen konden voorkomen worden als er van te voren over was nagedacht. Deze rol is de ergonoom toevertrouwd. Hij kent de valkuilsituaties en is gewend te functioneren tussen management en gebruiker.
